Botao de Panico

SISTEMAS INTEGRADOS

 Os conceitos de sistemas proporcionam uma série de raciocínios que levam à compreensão da complexidade da empresa moderna como todo.

Entre as duas guerras mundiais houve significativa transição, desde a decomposição das coisas em suas partes até a montagem novamente dessas partes.

Os conceitos e aplicações agregativas e de sistemas desenvolveram-se rapidamente depois da Segunda Guerra Mundial. Passa-se, então, a ouvir falar de sistemas de defesa, sistemas hidráulicos, sistemas economicos etc. De fato, se a época anterior  à Primeira Guerra Mundial foi de análise, a posterior converteu-se numa época de síntese. Isso, porém, não significa que desapareceu a análise. Ao contrário, tornou-se ainda mais poderosa, com o constante desenvolvimento das técnicas e dos instrumentos. A enfase em combinar os resultados da análise em um todo é que mudou radicalmente; e essa característica torna interessantes e úteis os conceitos de sistemas.

Na verdade, o desenvolvimento do conhecimento humano, além de exigir contínua especialização, acaba por provocar também crescente necessidade de gente capaz de relacionar as partes com o todo: “generalistas” ou “desenhistas”de sistemas integrados, capazes de sintetizar complexidades.

A poluição e a consequente contaminação de um rio são reconhecidas atualmente como algo mais do que uma simples preocupação local. São acontecimentos que devem ser considerados quanto ao seu impacto no sistema total de recursos hídricos do país. As empresas de transporte marítimo, as companhias aéreas, os sistemas metroviários e rodoviários, as empresas de transporte por ônibus, as empresas de transporte de carga devem ser imaginadas não como entidades isoladas, mas como subsistemas do sistema de transportes do país.

Por si mesma, uma empresa excede a “soma” de atividades isoladas, tais como: vender, comprar, controlar pessoal, produzir, pagar e receber. Há que se buscar uma síntese entre as diversas funções, divisões, produtos, mercados e também entre ambiente interno e externo da empresa. Ela deve ser considerada como algo mais do que meros componentes reunidos, de forma estática, através de uma estrutura de organização. É necessário conceituá-la como um sistema de partes estreitamente relacionadas e integradas, com fluidez dinâmica.

Botao de Panico

As idéias de sistemas tiveram um impacto de tal ordem que, praticamente, afetaram todos os demais campos do conhecimento humano. Dái as referências nas mais variadas áreas de conhecimento à “abordagem sistemica” ou “enfoque de sistemas”.

A palavra sistema envolve, de fato, amplo espectro de idéias. Pode-se pensar em sistema solar ou no corpo humano como um sistema. Diariamente depara-se com sistemas de transporte, sistemas de comunicação, sistemas biológicos, sistemas econômicos etc.

Considera-se sistema um conjunto de elementos interdependentes,ou um todo organizado,ou partes que interagem formando um todo unitário, complexo e integrado.

Os sistemas integrados abertos envolvem a idéia de que determinados inputs são introduzidos no sistema e, processados, geram certos outputs. Com efeito, a empresa vale-se de recursos materiais, humanos e tecnológicos, de cujo processamento resultam  bens ou serviços a serem fornecidos ao mercado.

O sistema totalmente integrado refere-se a um sistema sem excesso de formulários, com procedimentos e fluxo de papéis lógico e direto, com meios de processamento de dados adequados aos volumes, sem processamentos desnecessários. Um sistema eficiente e de menor custo possível, este é um dos  objetivos de um sistema integrado.

Como na maioria das decisões é necessário um boa ponderação com relação aos custos dos sistemas. Pensar única e exclusivamente nos custos dos sistemas tem levado diversos programas ao insucesso. Pois o importante não é a redução de custos do sistema isoladamente, mas sim a melhor relação custos x benefícios. Apesar de serem um tanto quanto díficeis de serem mensurados ou mesmo intangíveis os benefícios.

Quanto melhor for o planejamento do sistema, menores serão seus custos ao longo do tempo, com qualquer que sejam as mudanças, aumento de volumes, etc.

Um benefício significativo é a melhoria do controle interno. Apesar de não existir a atenção adequada por parte dos profissionais que desenvolvem os sistemas. A expressão controle interno necessita uma conceituação definitiva. A maioria imagina como controle interno o sinônimo de auditoria interna. Esta é uma idéia equivocada, pois a auditoria interna equivale a um trabalho organizado de revisão e apreciação de trabalho, normalmente por parte de um departamento especializado, ao passo que um controle interno se refere ao procedimento e a medidas organizacionais adotadas pela empresa sistematicamente.

Os problemas de controle interno encontra-se dentro da empresa moderna em todas as áreas: vendas, fabricação, compras, tesouraria, etc. O objetivo em cada um destes setores é que cada um alcance os resultados mais favoráveis, com os menores desperdícios.

Por mais que possa parecer impossível, alguns homens de negócio não dão a devida importância aos controles internos, optando pelo controle por pessoas de confiança. Isto tem demonstrado estatisticamente que esta não é a melhor decisição pelo número de disabores que são evidenciados por estas pessoas de confiança.

Basicamente os principais objetivos do controle interno são:

·        Comprovar a veracidade dos informes e relatórios contábeis, financeiros e operacionais;

·        Prevenir fraudes e, em caso de ocorrência das mesmas, possibilidade de descobri-las o mais rapidamente possível e determinar sua extensão;

·        Localizar erros e desperdícios, promovendo uniformidade e a correção dos mesmos;

·        Estimular a eficiência pessoal;

·        Salvaguardar os ativos da empresa (dinheiro, contas a receber, estoques, etc.)

Em síntese, o controle interno determinará:

·        O grau de confiabilidade das informações geradas pelo sistema.

·        O grau de segurança na manipulação dos ativos controlados pelos sistemas.

 

 

·        Processo de Mudança para um Sistema Integrado

 

O entendimento da empresa como um sistema leva quase inevitavelmente o administrador de uma postura conservadora ( para que mudar, se sempre foi assim? ) para uma postura de agente de mudança. Isso porque, a partir desse entendimento, se torna inequívoco que:

a)     O ambiente externo está em constante mutação. Portanto, a mudança passa a ser vista não como uma questão de gosto, mas até mesmo como uma necessidade de sobrevivência. Ameaças externas precisam ser superadas; oportunidades estratégicas devem ser aproveitadas.

b)     Deve haver correspondentes realinhamentos dos processos internos de produção, da estrutura organizacional, dos recursos humanos, dos sistemas de informação com as medidas tomadas externamente. Isso ocorre, por exemplo, quando do lançamento de uma nova linha de produtos.

c)      Os níveis de eficiência exigem aperfeiçoamentos contínuos para a empresa sobreviver ao acirramento da competição ou para se criarem melhores condições competitivas.

d)     É possível interpretar qualquer processo de mudança quanto ao seu impacto no todo; por exemplo, a introdução de um computador na empresa não é vista simplesmente como uma questão de instalação fisica e de programação. Ao contrário, as repercussões dessa medida no sistema organizacional podem ser avaliadas. Podem-se antever reflexos negativos, integrar medidas paralelamente nos subsistemas afetados pelo processo de mudança. No entanto, a necessidade de resposta às pressões do ambiente externo conflita com a tendência de perpetuação das estruturas organizacionais, dos métodos produtivos e dos critérios e procedimentos administrativos. A habilidade em obter resultados positivos das mudança para um sistema integrado é, assim, cada vez mais um fator crítico e precisa ser desenvolvida por toda e qualquer empresa que pretenda sobreviver e crescer.

 

SISTEMA INTEGRADO PARA INDÚSTRIA GRÁFICA

 

SIC é um sistema integrado  indicado especificamente para automatizar as operações de uma gráfica de médio a grande porte, cujos objetivos principais são:

·      Automatizar tarefas operacionais com ganhos de produtividade e qualidade.

·      Fornecer informações gerenciais para administração da gráfica.


O diagrama a seguir ilustra a composição do SIC:

O sistema SIC abrange a informatização das áreas Comercial, Produção, Administrativa e Gerencial.

 

·         Principais características dos Módulos

 

Comercial

 

Cálculo


De forma bastante detalhada e rápida, elabora orçamentos de impressos promocionais, embalagens semi-rígidas e flexíveis, editorial, comercial, formulários contínuos e etiquetas adesivas.

Seleciona automaticamente a máquina de impressão, assim como a montagem e aproveitamento do papel, encontrando o conjunto produtivo de menor custo.

 

Permite grande precisão no custo de produção, já que utiliza padrões de produtividade e perda de material, a partir das características de suporte, tiragem e perfil do trabalho.

 

Armazena cadastro de orçamentos padrões, agilizando o processo de reorçamento.

Analisa o aproveitamento entre o orçado e o aprovado.


Emite automaticamente cartas propostas personalizadas.


Gera ordens de produção com as informações necessárias para a produção do trabalho.

 

Produção

 

Básico de Produção

 

Através de consultas em vídeo ou impressas, analisa as ordens de produção em carteira,  por setor de produção, clientes, vendedores e produtos.

 

Mantém um controle automatizado e eficiente para o acompanhamento do estoque de produtos acabados, produção parcelada e programação de entrega, entre outros.

 

 

Básico de PCP

 

Através de acompanhamento de carga máquina, permite a comparação da ocupação com a capacidade produtiva disponível, tanto para o setor comercial, quanto para o setor produtivo.

 

Acompanha as pendências relacionadas aos trabalhos (entrega de fotolitos, liberação de matérias primas, aprovação em máquina, por exemplo), resultando em um controle eficiente para o cumprimento dos prazos programados.

 

Análise de Produtividade

 

Apresenta estatísticas de ocupação por máquinas, grupos de máquinas e setores de produção.

 

Através das médias de produtividade (produção, acerto e lavagem), permite a melhoria no desempenho produtivo e maior precisão na formação do preço de venda.

 

Apresenta a distribuição das horas ocupadas dividindo-as em produtivas, improdutivas, ociosas e extras.

 

Os tempos improdutivos são organizados em curva ABC, a fim de avaliar as situações de maior incidência.

 

Planejamento

 

Define a capacidade produtiva a partir de calendários e registro de eventos, tais como, horas extras, manutenção preventiva e turnos temporários, entre outros.

A partir  da emissão da ordem de produção, distribui as atividades produtivas, respeitando suas dependências, programando as ocupações e definindo a  data de entrega.

Permite a priorização na programação de produção para clientes, ordens de produção, roteiros críticos de produção, tipos de produto ou volume de faturamento.

Calcula os limites de data mínima e máxima para cada atividade da OP, de forma a facilitar a interferência no planejamento automático.

Exibe em tela ou relatório, os trabalhos a executar por máquina, facilitando suas programações.

 

 

 

 

Pós – Cálculo

 

Identifica a partir de análise comparativa entre valores orçados e realizados, a causa das variações ocorridas entre a etapa de formação de preços e processo produtivo.

Ao permitir a consulta por ordem de produção, período, tipo de produto, cliente e grupo de material, entre outros, proporciona conclusões bastante objetivas.

A partir da análise gerada pelo pós-cálculo, o gestor  conhecerá a performance real da empresa, possibilitando maior precisão no preço de venda e eficiência no processo produtivo.

 

Estoque

 

Integrado ao módulo de produção, gera automaticamente o empenho de materiais e a necessidade de compra.

Mantém uma “conta corrente” para  cada item, exibindo entradas e saídas realizadas e previstas.

Diversas possibilidades de acompanhamento, garantem maior eficiência e precisão das informações:

.  Ficha de existência  (cardex).

.  Posição física (saldos, empenhos, pedido de compra).

.  Posição financeira (posição contábil: saldo físico x custo médio)

.  Análise de consumo por curva ABC.

.  Análise de compras (estatísticas por itens e fornecedores).

.  Inventário.

.  Materiais consumidos por OPs, entre outros.

 

Compras

 

Detecta automaticamente a necessidade de compra dos itens de estoque, respeitando o estoque mínimo desejado e os pedidos em carteira.

 

Controla as solicitações emitidas pelos departamentos.

 

Registra por item, as condições históricas de compras, permitindo maior eficiência nas aquisições.

Emite a confirmação do pedido por fornecedor.

 

Financeiro

 

Faturamento

 

Emite notas fiscais de entrada e saída, contemplando situações de venda, simples remessa, devolução e transferências, entre outros.

 

Processa automaticamente a inclusão do contas a receber e escrita fiscal.

Através de geradores de relatórios, permite diversas análises em vídeo ou impressas, automatizando o acompanhamento comercial, financeiro e fiscal.

 

Contas a Pagar 

 

Com a classificação dos planos de contas, as análises em grupo permitem o acompanhamento das variações mensais por conta.

Emite cheques ou cartas de débitos, baixando os títulos automaticamente.

Os geradores de relatórios permitem a visualização, em tela ou relatório, de informações por diversos critérios, maximizando a eficiência do setor.

 

Contas a Receber

 

Diversas opções de cobranças podem ser utilizadas, através de duplicata, boleto ou arquivo eletrônico.

A baixa bancária é realizada eletronicamente, automatizando o processo de cobrança.

Os geradores de relatórios fornecem várias opções de acompanhamento para os títulos em aberto ou liquidados, inclusive para o pagamento de comissões.

 

Comissões

 

A integração com os módulos de orçamentos, produção, faturamento, contas a receber e  a  pagar  e fluxo de caixa, permite o pagamento automático sobre o valor faturado, recebido ou liquidado.

Controla diversos agentes, tais como: vendedores, agências, produtores e internos, com suas respectivas regras de comissões.

Os relatórios de acompanhamento de comissões por agentes e período, garantem a documentação dos movimentos de entradas e saídas.

 

 

 

 

Fluxo de Caixa

 

Posições previstas e realizadas de fluxo de caixa por competência diária e grupo de contas, fornecem um acompanhamento mais eficiente, permitindo possíveis reprogramações de pagamento ou recebimento.

 

Contas Correntes 

 

A conciliação bancária, importante para garantir a confiabilidade nos movimentos bancários, é realizado de maneira bastante simples e rápida.

 

Mantém o registro dos extratos, permitindo eficiência nas consultas.

 

Livros Fiscais

 

Reúne um conjunto de relatórios de aplicação fiscal a partir das notas fiscais de entrada e saída, tais como:

.  Registro de entradas e saídas.

.  Resumo de operações por UF.

. Apuração do ICMS/IPI.

.  DIPI.

.  GIOPI.

.  Livro de ISS, entre outros.

 

 

 

Botao de Panico

Gerencial

 

O módulo de informações gerenciais permite ao administrador acompanhar a performance da empresa, a partir de informações estratégicas, tais como:

·      Contribuição marginal realizada e faturamento de equilibrio;

·      Rentabilidade por produto, cliente ou vendedor;

·      Perfil do cliente a partir de pedidos históricos e posição financeira;

·      Informações sobre os pedidos de venda (programação de entrega e produção, saldo a entregar e faturar, entre outros);

·      Além dos geradores de relatórios, que permitem complementar as informações necessárias, para tornar A empresa mais competitiva.

 

 

 


Powered By: Juliano

Este e outros artigos no endereço: http://www.juliano.com.br/artigos.html