SISTEMAS INTEGRADOS Entre as duas guerras mundiais houve
significativa transição, desde a decomposição das coisas em suas partes
até a montagem novamente dessas partes. Os conceitos e aplicações agregativas
e de sistemas desenvolveram-se rapidamente depois da Segunda Guerra Mundial.
Passa-se, então, a ouvir falar de sistemas de defesa, sistemas hidráulicos,
sistemas economicos etc. De fato, se a época anterior à Primeira Guerra Mundial foi de análise, a
posterior converteu-se numa época de síntese. Isso, porém, não significa
que desapareceu a análise. Ao contrário, tornou-se ainda mais poderosa,
com o constante desenvolvimento das técnicas e dos instrumentos. A enfase
em combinar os resultados da análise em um todo é que mudou radicalmente;
e essa característica torna interessantes e úteis os conceitos de sistemas. |
Na verdade, o desenvolvimento do
conhecimento humano, além de exigir contínua especialização, acaba por
provocar também crescente necessidade de gente capaz de relacionar as
partes com o todo: “generalistas” ou “desenhistas”de sistemas integrados,
capazes de sintetizar complexidades. A poluição e a consequente contaminação
de um rio são reconhecidas atualmente como algo mais do que uma simples
preocupação local. São acontecimentos que devem ser considerados quanto
ao seu impacto no sistema total de recursos hídricos do país. As empresas
de transporte marítimo, as companhias aéreas, os sistemas metroviários
e rodoviários, as empresas de transporte por ônibus, as empresas de transporte
de carga devem ser imaginadas não como entidades isoladas, mas como subsistemas
do sistema de transportes do país. Por si mesma, uma empresa excede
a “soma” de atividades isoladas, tais como: vender, comprar, controlar
pessoal, produzir, pagar e receber. Há que se buscar uma síntese entre
as diversas funções, divisões, produtos, mercados e também entre ambiente
interno e externo da empresa. Ela deve ser considerada como algo mais
do que meros componentes reunidos, de forma estática, através de uma estrutura
de organização. É necessário conceituá-la como um sistema de partes estreitamente
relacionadas e integradas, com fluidez dinâmica. |
As idéias de sistemas tiveram um
impacto de tal ordem que, praticamente, afetaram todos os demais campos do
conhecimento humano. Dái as referências nas mais variadas áreas de conhecimento
à “abordagem sistemica” ou “enfoque de sistemas”.
A palavra sistema envolve, de
fato, amplo espectro de idéias. Pode-se pensar em sistema solar ou no corpo
humano como um sistema. Diariamente depara-se com sistemas de transporte,
sistemas de comunicação, sistemas biológicos, sistemas econômicos etc.
Considera-se sistema um conjunto
de elementos interdependentes,ou um todo organizado,ou partes que interagem
formando um todo unitário, complexo e integrado.
Os sistemas integrados abertos
envolvem a idéia de que determinados inputs são introduzidos no sistema e,
processados, geram certos outputs. Com efeito, a empresa vale-se de recursos
materiais, humanos e tecnológicos, de cujo processamento resultam bens ou serviços a serem fornecidos ao
mercado.
O sistema totalmente integrado
refere-se a um sistema sem excesso de formulários, com procedimentos e fluxo de
papéis lógico e direto, com meios de processamento de dados adequados aos
volumes, sem processamentos desnecessários. Um sistema eficiente e de menor
custo possível, este é um dos objetivos
de um sistema integrado.
Como na maioria das decisões é
necessário um boa ponderação com relação aos custos dos sistemas. Pensar única
e exclusivamente nos custos dos sistemas tem levado diversos programas ao
insucesso. Pois o importante não é a redução de custos do sistema isoladamente,
mas sim a melhor relação custos x benefícios. Apesar de serem um tanto quanto
díficeis de serem mensurados ou mesmo intangíveis os benefícios.
Quanto melhor for o planejamento do sistema, menores serão seus custos ao longo do tempo, com qualquer que sejam as mudanças, aumento de volumes, etc.
Um benefício
significativo é a melhoria do controle interno. Apesar de não existir a atenção
adequada por parte dos profissionais que desenvolvem os sistemas. A expressão
controle interno necessita uma conceituação definitiva. A maioria imagina como
controle interno o sinônimo de auditoria interna. Esta é uma idéia equivocada,
pois a auditoria interna equivale a um trabalho organizado de revisão e
apreciação de trabalho, normalmente por parte de um departamento especializado,
ao passo que um controle interno se refere ao procedimento e a medidas
organizacionais adotadas pela empresa sistematicamente.
Os problemas de controle interno
encontra-se dentro da empresa moderna em todas as áreas: vendas, fabricação,
compras, tesouraria, etc. O objetivo em cada um destes setores é que cada um
alcance os resultados mais favoráveis, com os menores desperdícios.
Por mais que possa parecer
impossível, alguns homens de negócio não dão a devida importância aos controles
internos, optando pelo controle por pessoas de confiança. Isto tem demonstrado
estatisticamente que esta não é a melhor decisição pelo número de disabores que
são evidenciados por estas pessoas de confiança.
Basicamente os principais
objetivos do controle interno são:
·
Comprovar
a veracidade dos informes e relatórios contábeis, financeiros e operacionais;
·
Prevenir
fraudes e, em caso de ocorrência das mesmas, possibilidade de descobri-las o
mais rapidamente possível e determinar sua extensão;
·
Localizar
erros e desperdícios, promovendo uniformidade e a correção dos mesmos;
·
Estimular
a eficiência pessoal;
·
Salvaguardar
os ativos da empresa (dinheiro, contas a receber, estoques, etc.)
Em síntese, o
controle interno determinará:
·
O
grau de confiabilidade das informações geradas pelo sistema.
·
O
grau de segurança na manipulação dos ativos controlados pelos sistemas.
·
Processo de Mudança para um Sistema Integrado
O entendimento da empresa como um sistema leva quase inevitavelmente o
administrador de uma postura conservadora ( para que mudar, se sempre foi
assim? ) para uma postura de agente de mudança. Isso porque, a partir desse
entendimento, se torna inequívoco que:
a) O ambiente externo está em constante mutação. Portanto, a mudança passa
a ser vista não como uma questão de gosto, mas até mesmo como uma necessidade
de sobrevivência. Ameaças externas precisam ser superadas; oportunidades
estratégicas devem ser aproveitadas.
b) Deve haver correspondentes realinhamentos dos processos internos de
produção, da estrutura organizacional, dos recursos humanos, dos sistemas de
informação com as medidas tomadas externamente. Isso ocorre, por exemplo,
quando do lançamento de uma nova linha de produtos.
c)
Os níveis de eficiência exigem
aperfeiçoamentos contínuos para a empresa sobreviver ao acirramento da
competição ou para se criarem melhores condições competitivas.
d) É possível interpretar qualquer processo de mudança quanto ao seu
impacto no todo; por exemplo, a introdução de um computador na empresa não é
vista simplesmente como uma questão de instalação fisica e de programação. Ao
contrário, as repercussões dessa medida no sistema organizacional podem ser
avaliadas. Podem-se antever reflexos negativos, integrar medidas paralelamente
nos subsistemas afetados pelo processo de mudança. No entanto, a necessidade de
resposta às pressões do ambiente externo conflita com a tendência de
perpetuação das estruturas organizacionais, dos métodos produtivos e dos
critérios e procedimentos administrativos. A habilidade em obter resultados
positivos das mudança para um sistema integrado é, assim, cada vez mais um
fator crítico e precisa ser desenvolvida por toda e qualquer empresa que
pretenda sobreviver e crescer.
SISTEMA INTEGRADO PARA INDÚSTRIA GRÁFICA
SIC é um sistema integrado
indicado especificamente para automatizar as operações de uma gráfica de
médio a grande porte, cujos objetivos principais são:
·
Automatizar tarefas operacionais
com ganhos de produtividade e qualidade.
· Fornecer
informações gerenciais para administração da gráfica.
O diagrama a seguir
ilustra a composição do SIC:
O sistema SIC abrange a
informatização das áreas Comercial, Produção, Administrativa e Gerencial.
·
Principais características dos
Módulos
Comercial
Cálculo
De forma bastante detalhada e rápida, elabora orçamentos de impressos promocionais,
embalagens semi-rígidas e flexíveis, editorial, comercial, formulários
contínuos e etiquetas adesivas.
Seleciona
automaticamente a máquina de impressão, assim como a montagem e aproveitamento
do papel, encontrando o conjunto produtivo de menor custo.
Permite
grande precisão no custo de produção, já que utiliza padrões de produtividade e
perda de material, a partir das características de suporte, tiragem e perfil do
trabalho.
Armazena
cadastro de orçamentos padrões, agilizando o processo de reorçamento.
Analisa
o aproveitamento entre o orçado e o aprovado.
Emite automaticamente cartas
propostas personalizadas.
Gera ordens de produção com as informações necessárias para a produção do
trabalho.
Produção
Básico de Produção
Através
de consultas em vídeo ou impressas, analisa as ordens de produção em
carteira, por setor de produção,
clientes, vendedores e produtos.
Mantém
um controle automatizado e eficiente para o acompanhamento do estoque de
produtos acabados, produção parcelada e programação de entrega, entre outros.
Básico de PCP
Através de
acompanhamento de carga máquina, permite a comparação da ocupação com a
capacidade produtiva disponível, tanto para o setor comercial, quanto para o
setor produtivo.
Acompanha as
pendências relacionadas aos trabalhos (entrega de fotolitos, liberação de
matérias primas, aprovação em máquina, por exemplo), resultando em um controle
eficiente para o cumprimento dos prazos programados.
Análise de Produtividade
Apresenta
estatísticas de ocupação por máquinas, grupos de máquinas e setores de
produção.
Através das médias de
produtividade (produção, acerto e lavagem), permite a melhoria no desempenho
produtivo e maior precisão na formação do preço de venda.
Apresenta a
distribuição das horas ocupadas dividindo-as em produtivas, improdutivas,
ociosas e extras.
Os tempos
improdutivos são organizados em curva ABC, a fim de avaliar as situações de
maior incidência.
Planejamento
Define a capacidade produtiva a partir de calendários e
registro de eventos, tais como, horas extras, manutenção preventiva e turnos
temporários, entre outros.
A partir da emissão
da ordem de produção, distribui as atividades produtivas, respeitando suas
dependências, programando as ocupações e definindo a data de entrega.
Permite a priorização na programação de produção para
clientes, ordens de produção, roteiros críticos de produção, tipos de produto
ou volume de faturamento.
Calcula os limites de data mínima e máxima para cada
atividade da OP, de forma a facilitar a interferência no planejamento
automático.
Exibe em tela ou relatório, os trabalhos a executar por
máquina, facilitando suas programações.
Pós – Cálculo
Identifica a partir de análise
comparativa entre valores orçados e realizados, a causa das variações ocorridas
entre a etapa de formação de preços e processo produtivo.
Ao permitir a consulta por ordem
de produção, período, tipo de produto, cliente e grupo de material, entre
outros, proporciona conclusões bastante objetivas.
A partir da análise gerada pelo
pós-cálculo, o gestor conhecerá a
performance real da empresa, possibilitando maior precisão no preço de venda e
eficiência no processo produtivo.
Estoque
Integrado ao módulo de produção,
gera automaticamente o empenho de materiais e a necessidade de compra.
Mantém uma “conta corrente”
para cada item, exibindo entradas e
saídas realizadas e previstas.
Diversas possibilidades de
acompanhamento, garantem maior eficiência e precisão das informações:
.
Ficha de existência (cardex).
.
Posição física (saldos, empenhos, pedido de
compra).
. Posição financeira (posição contábil: saldo físico x custo
médio)
. Análise de consumo por curva ABC.
. Análise de compras (estatísticas por itens e fornecedores).
. Inventário.
. Materiais consumidos por OPs, entre outros.
Compras
Detecta automaticamente a
necessidade de compra dos itens de estoque, respeitando o estoque mínimo
desejado e os pedidos em carteira.
Controla as solicitações emitidas pelos departamentos.
Registra por item, as condições históricas de compras, permitindo maior
eficiência nas aquisições.
Emite a confirmação do pedido por
fornecedor.
Financeiro
Faturamento
Emite notas
fiscais de entrada e saída, contemplando situações de venda, simples remessa,
devolução e transferências, entre outros.
Processa
automaticamente a inclusão do contas a receber e escrita fiscal.
Através de geradores de
relatórios, permite diversas análises em vídeo ou impressas, automatizando o
acompanhamento comercial, financeiro e fiscal.
Contas a Pagar
Com a classificação dos planos de
contas, as análises em grupo permitem o acompanhamento das variações mensais
por conta.
Emite cheques ou cartas de
débitos, baixando os títulos automaticamente.
Os geradores de relatórios
permitem a visualização, em tela ou relatório, de informações por diversos
critérios, maximizando a eficiência do setor.
Contas a Receber
Diversas opções de cobranças
podem ser utilizadas, através de duplicata, boleto ou arquivo eletrônico.
A baixa bancária é realizada
eletronicamente, automatizando o processo de cobrança.
Os geradores de relatórios
fornecem várias opções de acompanhamento para os títulos em aberto ou
liquidados, inclusive para o pagamento de comissões.
Comissões
A integração com os
módulos de orçamentos, produção, faturamento, contas a receber e a
pagar e fluxo de caixa, permite o
pagamento automático sobre o valor faturado, recebido ou liquidado.
Controla diversos agentes, tais
como: vendedores, agências, produtores e internos, com suas respectivas regras
de comissões.
Os relatórios de acompanhamento
de comissões por agentes e período, garantem a documentação dos movimentos de
entradas e saídas.
Fluxo de Caixa
Posições previstas e
realizadas de fluxo de caixa por competência diária e grupo de contas, fornecem
um acompanhamento mais eficiente, permitindo possíveis reprogramações de
pagamento ou recebimento.
Contas Correntes
A conciliação
bancária, importante para garantir a confiabilidade nos movimentos bancários, é
realizado de maneira bastante simples e rápida.
Mantém o registro dos
extratos, permitindo eficiência nas consultas.
Livros Fiscais
Reúne um conjunto de
relatórios de aplicação fiscal a partir das notas fiscais de entrada e saída,
tais como:
. Registro de entradas e saídas.
. Resumo de operações por UF.
. Apuração
do ICMS/IPI.
. DIPI.
. GIOPI.
. Livro de ISS, entre outros.
Gerencial O módulo de informações gerenciais permite ao administrador
acompanhar a performance da empresa, a partir de informações estratégicas,
tais como:
·
Contribuição marginal realizada e faturamento de equilibrio;
·
Rentabilidade por produto, cliente ou vendedor;
·
Perfil do cliente a partir de pedidos históricos e posição
financeira;
·
Informações sobre os pedidos de venda (programação de entrega
e produção, saldo a entregar e faturar, entre outros); · Além dos geradores de relatórios, que permitem complementar as informações necessárias, para tornar A empresa mais competitiva. |
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